Obiettivo dell'authority file

• L'authority file si propone un obiettivo pratico: unificare le intestazioni relative ad un autore, un ente o un soggetto in modo da permettere all'utente finale di recuperare con una sola ricerca tutti i documenti associati ad un'unica intestazione standard utilizzata da parte dei vari cataloghi afferenti all'opac.
• L'obiettivo viene perseguito attraverso il meccanismo delle intestazioni a grappolo: ciascuna voce dell'authority file è composta da una forma standardizzata dell'intestazione (detta "forma principale") e da una serie più o meno lunga di forme non standard dette "forme secondarie". Quando un record bibliografico possiede una intestazione standardizzata, il sistema di indicizzazione provvede a catturare nell'authority file la forma principale e le sue forme secondarie e a inserirle nell'indice. In tal modo l'utente finale può recuperare i documenti ricercando parole appartenenti a qualsiasi forma principale o secondaria dell'intestazione.
• L'esempio che segue mostra una voce di authority file, in grassetto la forma principale, in corsivo le forme secondarie:
      Ioannes Chrysostomus, santo
     Chrisostomus, pseudo-.
     Giovanni Crisostomo, santo.
     Iohannes Crysostomus, santo.
     Jean Chrysostome, santo.
     Joannes Chrysostomus, santo.
  Allorché un record bibliografico contiene la forma principale può essere recuperato utilizzando termini di ricerca appartenenti anche alle forme secondarie.
  
   

Tre passi: unificare, standardizzare, applicare

• Per realizzare l'obiettivo il primo passo è quello di unificare le intestazioni, cioè scegliere l'intestazione principale. Questa operazione deve essere fatta tenendo conto delle Regole di Catalogazione per Autore utilizzate dalle biblioteche pubbliche. Qualora i criteri di scelta fossero discordanti tra nazione e nazione spetta alla Biblioteca di riferimento (quella che coordina e gestisce l'opac) stabilire un criterio univoco.
• Il secondo passo è quello di standardizzare l'intestazione principale, cioè renderla compatibile col processo informatico. E qui sorgono altre complicazioni a causa del set di caratteri utilizzato dalle varie lingue nei vari sistemi operativi. Il set è una tabella che associa una lettera dell'alfabeto a un numero (il computer in realtà elabora soltanto numeri). I vari set di caratteri associano agli stessi numeri le lettere naturali dell'alfabeto latino maiuscole e minuscole, mentre variano tra loro quando associano le lettere accentate. Il programma di indicizzazione del presente opac utilizza il set dei caratteri ASCII e converte tutte le chiavi di ricerca in lettere maiuscole prima di inserirle nell'indice: non tutte le lettere minuscole accentate hanno il loro corrispettivo in maiuscolo. Occorre garantire la portabilità delle intestazioni tra i vari set di caratteri e la loro convertibilità in maiuscolo. Ciò si ottiene sostituendo le lettere accentate con le lettere naturali ad esse più vicine: questo è ciò che intendiamo parlando di standardizzazione delle intestazioni. Poiché l'authority file è uno strumento tecnico in vista di un obiettivo pratico la necessità della standardizzazione prevale sulle esigenze di correttezza ortografica. Di questa necessità debbono essere edotti i catalogatori come pure gli utenti finali che in fase di ricerca dovranno usare i caratteri naturali al posto di quelli accentati.
• Il terzo passo sta nella applicazione delle intestazioni principali standardizzate ai singoli record bibliografici. Questa operazione spetta ai catalogatori delle singole biblioteche.

Strategie e soluzioni offerte da questo programma

• Ogni biblioteca afferente all'opac riceve un account (generalmente la sigla della biblioteca) munito di password che consente ai bibliotecari di creare voci di authority files.
• Ciascuna voce prevede tre livelli di validazione: Proposta, Verificata, Assunta (nell'authority file generale). Il primo innalzamento di livello (da "voce proposta" a "voce verificata") compete all'amministratore locale (occorre aprire l'account con la password di amministratore); il secondo innalzamento (da "voce verificata" a "voce assunta") compete al supervisore (la biblioteca di riferimento). Il livello di validazione è visualizzato negli elenchi con un bollino colorato (fuxia, verde e blu).
• Per potersi considerare "verificata" una voce di authority file deve aver subito almeno il processo di standardizzazione, e cioè la sostituzione delle accentate con le lettere naturali. Come  mostra la tabella che segue, da ogni intestazione viene estratta una stringa di 27 caratteri (la radice indicizzata) la quale, dopo essere stata convertita in maiuscolo, viene inserita nell'indice. La medesima radice deve essere generata anche dal record bibliografico per consentire al meccanismo delle intestazioni a grappolo di funzionare. Un'altra attenzione da avere è di non usare mai all'interno delle intestazioni principali le parentesi tonde, ma bensì le parentesi quadre (questo per evitare che l'opac generi un errore di sintassi quando nel formato ISBD si clicca su una intestazione per visualizzare tutti i record ad essa associati)
   

  Biblioteca titolare	BCRM - Bibl. Centrale Roma
  Tipologia authority	autore persona
  Fase di validazione	verificata
  Radice indicizzata	IGNATIUS A SANTHIA, OFM CAP
  Sottocampi biblo	^CIgnatius^Pa Santhia^QOFM Cap., s.^D1686-1770

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  Dopo la verifica, le biblioteche che utilizzano il programma di catalogazione IBIS possono (mediante un copia/incolla), catturare l'intestazione con i sottocampi di biblo e immetterla nei record bibliografici del proprio catalogo.