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Statuto

  1. L’Archivio Generale Cappuccini è l’Istituzione dell’Ordine dei Frati Minori Cappuccini che raccoglie, conserva, organizza e rende disponibile per lo studio e la ricerca, la documentazione storica, amministrativa e pastorale prodotta dal governo centrale dell’Ordine. Insieme alla Biblioteca Centrale Cappuccini ed al Museo Francescano, costituisce il nucleo centrale del patrimonio storico, culturale e spirituale dell’Ordine.
  2. L’Archivio Generale è stato costituito nel 1536 con decisione del Capitolo Generale presso il convento annesso alla "Chiesa di Santa Croce e San Bonaventura dei Lucchesi", oggi "Santa Croce e San Bonaventura alla Pilotta", in via dei Lucchesi 3 - Roma. Il primo accenno all’archivio è contenuto nel primo volume degli Acta Ordinis o Tabulae Capitulorum Generalium. Dall’inizio della sua storia e fino al 1971 l’Archivio Generale è stato sempre parte integrante della Curia Generale e ne ha seguito fisicamente gli spostamenti. Nell’aprile 1971 esso è stato suddiviso in due sezioni: la sezione corrente, che abbraccia in genere gli ultimi tre generalati, si trova presso la Curia Generale, in via Piemonte 70 - Roma, mentre la sezione storica è conservata presso i locali del Collegio Internazionale "San Lorenzo da Brindisi", situato sul Grande Raccordo Anulare di Roma.
  3. La consultazione dei documenti conservati nell’Archivio Generale è ammessa limitatamente alla sezione storica.
  4. All’interno della sezione storica dell’Archivio Generale è presente un Fondo di documenti "riservati". La possibilità di consultazione relativa a tale Fondo è consentita soltanto in casi eccezionali, previa opportuna valutazione da parte del Responsabile dell’Archivio stesso, ed è sottoposta sempre all’autorevole giudizio del Ministro Generale.
  5. La documentazione prodotta dalla Curia Generale rimane presso la sezione corrente per il periodo relativo al disbrigo delle pratiche connesse alle attività dei diversi Uffici della Curia stessa, per poi essere periodicamente riversata nella sezione storica, generalmente a cadenza ventennale.
  6. Nella sezione corrente, con scadenza determinata dal Ministro Generale e suo Definitorio, confluiscono i documenti prodotti dagli Uffici della Curia Generale: Segreteria Generale, Segreteria particolare del Ministro Generale, Procura, Postulazione, Animazione Missionaria, Segreteria Ordine Francescano Secolare, Monache cappuccine. Tali Uffici ed altri Segretariati o entità simili operativi nell’ambito della Curia Generale sono tenuti a conservare il materiale documentario prodotto e depositarlo periodicamente, generalmente a cadenza ventennale, o eventualmente in seguito al cambiamento del Titolare dell’Ufficio, nella sezione storica dell’Archivio. L’Archivista dell’Archivio corrente dovrà essere consultato al riguardo e collaborare a tale versamento del materiale documentario dagli Uffici e Segretariati della Curia generale alla Sezione storica dell’Archivio.
  7. Nell’eventualità che un Archivio proprio di qualche Circoscrizione dell’Ordine debba essere alienato per motivi contingenti, l’Archivio Generale ha diritto di prelazione sulle raccolte documentali appartenenti all’Ordine.
  8. L’Archivio Generale è tradizionalmente legato in modo particolare all’Istituto Storico dei Cappuccini, col quale intrattiene rapporti privilegiati, favorendone l’attività di ricerca e pubblicazione del materiale storico-documentale relativo alla vita, alla spiritualità ed all’impegno pastorale dell’Ordine. Pertanto i Soci dell’Istituto Storico sono agevolati sia nella consultazione in loco, sia nel prestito del materiale richiesto.
  9. La direzione dell’Archivio nella sua sezione storica è affidata ad un Responsabile, che risponde del proprio operato al Ministro Generale ed al suo Definitorio.
  10. Nell’espletamento delle sue funzioni il Responsabile è coadiuvato da una Commissione nominata direttamente dal Ministro Generale, previa consultazione dello stesso Responsabile e del Definitorio. Tale Commissione, presieduta dal Definitore Generale – Accompagnatore nominato ad hoc, è composta dai seguenti membri: Responsabile della sezione storica, che svolge la funzione di segretario, Responsabile della sezione corrente, Rappresentante dell’Istituto Storico dei Cappuccini, tre Archivisti provinciali o esperti in materie storiche. Essa si riunisce di norma due volte all’anno e svolge funzione di accompagnamento e garanzia di competenza scientifica nel fornire direttive generali, valutando anche la gestione economica dell’Istituzione, attraverso l’esame e l’approvazione dei bilanci annuali consuntivo e preventivo.
  11. Oltre al lavoro proprio di documentazione storica dell’Ordine, l’Archivio offre anche un servizio di formazione e consulenza tecnico-scientifica, rivolta in particolare a favorire la costituzione di Archivi organizzati nelle nuove Circoscrizioni fin dal loro primo sorgere. In quanto Istituzione culturale a servizio della Chiesa, dell’Ordine e della ricerca storica, l’Archivio Generale collabora inoltre con analoghe Istituzioni ecclesiastiche e civili.
  12. Al presente Statuto possono essere apportate modifiche solo previo accordo tra il Responsabile dell’Archivio e la Commissione dell’Archivio Generale, con la necessaria approvazione del Ministro Generale.

  13. Roma, 2 febbraio 2008


    Fr. Mauro Jöhri
    Ministro Generale

    Fr. Luigi Martignani
    Amministratore dell’Archivio Generale

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Regolamento

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    A. Sede e modalità di accesso

  1. L’Archivio Generale dei Frati Minori Cappuccini ha sede presso i locali del Collegio Internazionale San Lorenzo da Brindisi, sito in Roma, G.R.A. Km 62,050, C.P. 18382, I-00163 Roma-Bravetta, Tel. +39 06 66 05 25 37, Fax +39 06 66 05 25 92, e-mail archivio.generale.ofmcap@gmail.com
  2. L’Archivio è aperto alla consultazione dal lunedì al sabato dalle 8,30 alle 13,00 e dal lunedì al venerdì anche dalle 14,30 alle 17,00.
  3. L’Archivio resta chiuso durante il mese di agosto.
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    B. Consultazione

  5. L’Archivio mette il proprio materiale a disposizione dei frati Cappuccini e di quanti ne fanno espressa e motivata richiesta, in particolare studiosi e ricercatori ecclesiastici e laici.
  6. Per poter accedere all’Archivio è richiesta la consegna di un documento di identità valido.
  7. Coloro che usufruiscono del servizio dell’Archivio sono invitati a compilare l’apposita domanda di consultazione e ad apporre la firma sul registro delle presenze.
  8. La consultazione del materiale archivistico avviene in una sala di lettura, in quanto l’accesso ai locali dell’archivio è vietato al pubblico.
  9. Coloro che si recano nella sala di lettura sono invitati a spegnere i telefoni cellulari ed a depositare borse od altri contenitori, nell’apposito scaffale a cassetti situato all’entrata della sala di lettura. Eventuali pubblicazioni o altri strumenti di lavoro e di ricerca di proprietà personale, che lo studioso intende portare con sé, andranno mostrati al Personale all’ingresso nella sala di lettura.
  10. Nella sala di lettura è vietato fumare, rispondere al telefono cellulare ed entrare e trattenersi per fini estranei allo studio. Viene richiesto di rispettare il silenzio.
  11. Con l’ammissione all’Archivio gli studiosi assumono l’obbligo di far pervenire al Responsabile una copia della loro pubblicazione, nella quale sia utilizzato o comunque citato materiale documentario dell’Archivio.
  12. I documenti in un precario stato di conservazione sono accessibili solo in riproduzioni digitali.
  13. La consultazione dei documenti archivistici è consentita per quelli anteriori agli ultimi 70 anni. La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di persone sarà eventualmente concessa solo su esplicita autorizzazione a norma dello Statuto (cfr N. 4). Per le opere di maggior pregio o in cattivo stato di conservazione il Responsabile dell’Archivio può rifiutarne la consultazione, motivandone le ragioni.
  14. È possibile fare richiesta di consultazione di massimo 5 pezzi (cartelle o volumi) al giorno.
  15. I documenti devono essere trattati con il massimo riguardo; è pertanto vietato apporre su di essi annotazioni, anche a matita, o appoggiarvi fogli di lavoro. Consultando il materiale non si deve sconvolgere l’ordine dato ai fogli ed ai fascicoli.
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    C. Prestito

  17. Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dai locali dell’archivio. In casi eccezionali, come mostre e simili, il Responsabile può autorizzare la concessione dei documenti archivistici ad enti e istituzioni che ne facciano motivata richiesta, dietro esplicite e concordate garanzie assicurative.
  18. Ai Soci dell’Istituto Storico dei Cappuccini, agli Officiali della Curia Generale e, in casi particolari, anche ai Confratelli che dimorano stabilmente nel Collegio Internazionale San Lorenzo da Brindisi, si concede il prestito, previa motivata richiesta e compilazione dell’apposita scheda di prestito, che viene conservata in una sezione dedicata dell’Archivio stesso.
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    D. Riproduzioni

  20. La richiesta di riproduzione fotostatica e fotografica e la microfilmatura dovrà essere autorizzata dal Responsabile su apposita richiesta, previa visione del materiale documentario. Il richiedente dovrà inoltre compilare e sottoscrivere il modulo che lo impegna all’uso esclusivamente personale delle riproduzioni ed, eventualmente, a richiedere caso per caso il permesso di pubblicare, corrispondendo all’Archivio i relativi diritti di copyright.
  21. L’Archivio non accetta richieste di riproduzione o fotocopiatura a distanza, in quanto effettua tale servizio unicamente in loco.
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    E. Norme finali

  23. Il presente Regolamento dovrà essere preso in visione e fedelmente osservato da tutti coloro che usufruiscono dell’Archivio.
  24. Non sono concesse deroghe alle norme quivi contenute.
  25. Nei casi in cui si dovessero rilevare gravi inosservanze, il Responsabile può interdire l’accesso all’Archivio, temporaneamente o in modo definitivo, a quanti non abbiano osservato tali norme.
  26. Al presente Regolamento possono essere apportate modifiche solo previo accordo tra il Responsabile dell’Archivio e la Commissione dell’Archivio Generale, con la necessaria approvazione del Ministro Generale.

  27. Roma, 2 febbraio 2008


    Fr. Mauro Jöhri
    Ministro Generale

    Fr. Luigi Martignani
    Amministratore dell’Archivio Generale